Se vive un proceso de transición, como la modernización de las instalaciones, sistemas computarizados y digitalización del archivo. Este nuevo esquema tomó sentido a partir del 26 de septiembre del 2016 cuando el Registro de la Propiedad pasó a ser Empresa Pública Municipal.

Cielo Mendoza, Gerente de la Empresa Pública Municipal, recuerda que para enmarcarse en una época en la que se busca pasar del papel a lo digital, se implementaron mecanismos y estrategias internas con la finalidad de mejorar los servicios registrales del usuario en menor tiempo.

En este contexto, la Empresa Pública Municipal lleva a cabo el proyecto de Desmaterialización, ordenamiento, indexación, creación de fichas e implementación de un sistema de gestión documental para el archivo registral, el cual involucra 5 millones de carillas de unos 9 mil libros.

La Gerente de la Institución, explicó que toda la información que contienen los libros que datan desde 1845 hasta la presente, pasarán a un sistema digitalizado propio.

Lilia Vera, actual funcionaria, dijo que cuando llegó a trabajar, en 1990, se usaban máquinas de escribir y las búsquedas de documentos eran manuales, razón por la que los procesos eran más lentos, sin embargo, en la actualidad hay trámites como el certificado de solvencia, certificado general y el certificado de bienes raíces que se solicitan, tanto de forma presencial en las dependencias del registro al igual que a través de la página web, se entregan en un plazo de 2 a 4 días laborables como máximo.

“Ahora manejamos una comunicación directa con los usuarios a través de llamada o correo electrónico”, indicó Vera.

Al respecto la ciudadana Rosa Saavedra, indicó que el sistema ha mejorado, pues había trámites de inscripciones que tardaban hasta 1 mes y ahora los obtiene en 6 días. “Incluso me mantienen informada a través de correo electrónico. Hay eficiencia y eficacia”, precisó.

En este sentido, la Gerente mencionó que con la ejecución de este proyecto innovador se han implementado otros sistemas como pantallas de información, evaluadores de servicio, pago en línea, página web, redes sociales que permiten tener una interacción directa con los usuarios garantizando seguridad jurídica y registral.

“La implementación de estos servicios nos posicionan como uno de los registros más modernos del país”, señaló Cielo Mendoza.

Por su parte Teresa García, ciudadana, asegura que incluso la atención de los funcionarios ha mejorado. Experiencia que comparte Vicente Vélez, quien añade que la incorporación de la tecnología ha sido necesaria.

Roque Pita, Jefe Jurídico del Registro de la Propiedad, resaltó que la Institución al convertirse en Empresa Municipal, se fortalecen todos los procesos internos y de atención al usuario. “La esencia de este proceso de modernización es la sistematización informática de todos los procesos”, precisó.

Por los años que lleva al servicio de la institución ha sido testigo de los cambios radicales que se han originado, pues recuerda el cambio de pasar de una máquina de escribir a un computador, luego a un sistema informático, después contar con sistema propio, hasta la actualidad que se lleva a cabo el proyecto de desmaterialización.

 

DATOS:

En sus inicios, las registradurías, eran conocidas como oficinas de anotaciones y a sus titulares se los denominaba Anotadores o Escribanos.

El libro más antiguo que tiene el Registro de la Propiedad de Portoviejo data de 1845.

La primera inscripción registral en Portoviejo se realizó el 4 de enero de 1869.

Hasta 1978 todas las inscripciones se las hacían a mano; luego fueron reemplazadas por bolígrafos y máquinas de escribir. 

En el año 2008, se aplicó el primer sistema informático registral denominado ‘Folio Real’.

Mediante ordenanza sancionada el 20 de septiembre del 2016 por el alcalde, Agustín Casanova, aprobó la creación de la Empresa Pública Municipal Registro de la Propiedad del Cantón Portoviejo.

En la actualidad el Registro de la Propiedad de Portoviejo cuenta un sistema digital propio adaptado a la demanda de solicitud de trámites.

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